Google Sheets, Excel, of zelfs een notitieboekje — voor de meeste horecazaken is dit de standaard voor het bijhouden van emballage. Het werkt, tot het niet meer werkt. Hier zijn de 5 fouten die bijna iedereen maakt.
Fout 1: Registratie achteraf invullen
"Ik doe het straks wel." Dat is de zin die het meeste emballage-verlies veroorzaakt. Als je pas aan het einde van de dag of week je spreadsheet bijwerkt, mis je gegarandeerd leveringen. Elke gemiste registratie is geld dat verdwijnt.
Fout 2: Eén persoon is verantwoordelijk
Als alleen de manager de spreadsheet bijhoudt, stopt de registratie zodra die persoon er niet is. Vakantie, ziektedag, drukte — het systeem valt stil. Emballage-registratie moet iets zijn dat het hele team doet.
Fout 3: Geen onderscheid tussen locaties
Bij meerdere vestigingen wordt dezelfde spreadsheet gedeeld, maar niemand noteert vanuit welke locatie de registratie komt. Na een maand is het onmogelijk om te achterhalen welk filiaal verantwoordelijk is voor het tekort.
Fout 4: Leverancierssaldo's niet bijhouden
Je noteert wat er binnenkomt en wat er teruggaat, maar je berekent niet het netto saldo per leverancier. Daardoor weet je niet of je 5 vaten tekort komt bij Heineken of bij AB InBev. Zonder saldo-overzicht kun je niet bijsturen.
Fout 5: Geen bewijs bij geschillen
Wanneer een leverancier claimt dat je 10 vaten hebt en jij denkt 6, wie heeft er gelijk? Met handmatige notities heb je geen bewijslast. Een digitaal systeem met datum, tijd en gebruiker geeft je een audittrail.
De betere aanpak
De oplossing is niet een betere spreadsheet, maar een ander systeem. Een tool die ontworpen is voor het probleem: mobiel, snel, en ontworpen voor druk horecapersoneel. Registreer op het moment zelf, met één tik, en heb altijd een actueel overzicht van wat er uitstaat per leverancier.
Klaar met spreadsheets?
Reggy is gebouwd om precies dit probleem op te lossen. Geen training, geen complex systeem.
Probeer Reggy →